2011年职称计算机考试Excel2003辅导资料7

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Excel和Access间复制、导入和导出数据
+ i1 ^9 v+ H. r5 s4 I) q 在Microsoft OfficeAccess和 Microsoft OfficeExcel之间存在多种交换数据的方法。
+ b' q8 N' B% a6 x  N& Y5 D+ Z·若要将Access中的数据装入 Excel，可以从Access数据表中复制数据并粘贴到Excel工作表中，从Excel工作表连接到Access数据库，或者将Access数据导出到Excel工作表中。
6 h7 g( p/ h: C& v7 D: ?·若要将Excel中的数据装入 Access，可以从Excel工作表复制数据并粘贴到Access数据表中，将Excel工作表导入Access表中，或者从Access表链接到Excel工作表。
, t* H6 r5 [% d  f/ F注释
8 D/ F1 n) j) v/ V2 W·“导入”一词在Excel和Access中的意义各不相同。在Excel中，导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在Access中，导入则指将数据装入Access中一次，但不建立数据连接。
·您不能将Excel工作簿保存为Access数据库。Excel 和Access都不提供利用Excel数据创建Access数据库的功能。
  L% x+ z, R& x; g3 {在Excel中使用Access数据
8 ^6 F* Q5 k8 A+ w如果数据在Access中，但您希望在Excel中使用这些数据：
操作： 交换的性质：
8 _* A( [7 r" W' c, f% ^) {将Access数据复制到Excel中 临时
将Access数据导出到 Excel 定期
从Excel连接到Access数据 永久
$ {, L" o2 }6 a8 _' k1 @' }% s: f在Access中使用Excel数据
% P8 D: r* a1 _' H: t& s) N- _如果数据在Excel中，但您希望在Access中使用这些数据：
操作： 交换的性质：
将Excel数据复制到Access中 临时
  E' L: ?2 K* V' l8 C6 d8 n将Excel数据导入到 Access 定期
从Access链接到Excel数据 永久
. l, g( I: [  p) m& l使用向导将数据从文本文件导入Excel中
: p. n& ]6 Z9 C$ i* p
' I, ~3 O$ N; H1 L0 ^可以使用 Microsoft Office Excel 将数据从文本文件导入工作表中。该文本导入向导可检查您正在导入的文本文件，并能确保以您期望的方式导入数据。

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</p>步骤 1(共 3 步)
原始数据类型 如果文本文件中的项以制表符、冒号、分号、空格或其他字符分隔，则选择“分隔符号”。如果文本文件中的所有项的长度相同，则选择“固定宽度”。
导入起始行 键入或选择行号以指定要导入数据的第一行。
文件原始格式 选择文本文件中使用的字符集。 大多数情况下，可以保持文本格式的默认设置。如果知道文本文件是使用不同于计算机上使用的字符集创建的，那么应更改此设置使其与计算机上的字符集相同。例如，如果您的计算机设置为使用字符集 1251(西里尔文，Windows)，而您知道文件是使用字符集 1252(西欧字符，Windows)生成的，则应将“文件原始格式”设置为 1252。
预览文件 该框以文本被分到工作表的列中后的形式来显示文本。
& h  b2 y4 P6 d! O% K( ?步骤 2(共 3 步)(分隔数据)
分隔符 选择在文本文件中分隔值的字符。如果未列出字符，则选中“其他”复选框，然后在包含光标的框中键入字符。如果数据类型为“固定宽度”，则这些选项不可用。
连续分隔符视为单个处理 如果数据包含数据字段之间的一个具有多个字符的分隔符，或者数据包含多个自定义分隔符，则选择该选项。
! K5 J* ^, n- S' E3 L' I& A( ?6 D文本识别符 选择文本文件中将值括起来的字符。当 Excel 遇到文本识别符时，识别符后面且下一识别符前面的所有文本都会作为一个值导入，即使文本中包含一个分隔符也是如此。例如，如果分隔符为逗号 (,)，文本识别符为双引号 (")，"Dallas, Texas" 将以 Dallas, Texas 形式导入到一个单元格中。如果没有识别符或者指定单引号 (') 为识别符，"Dallas, Texas" 将以 "Dallas 和 Texas" 形式导入到两个相邻的单元格中。
; f8 p; G2 h- L如果分隔符出现在两个文本识别符中间，Excel 将在导入值中省略识别符。如果两个文本识别符中没有分隔符，那么 Excel 将在导入值中包含识别符。因此，"Dallas Texas"(使用双引号文本识别符)将以 "Dallas Texas" 形式导入到一个单元格中。来自www.Examw.com
数据预览 在该框中查看文本以验证文本是否按照您期望的方式分到工作表中的列。
% h2 I, ~% Y- w步骤 2(共 3 步)(固定宽度数据)
数据预览 在此部分设置字段宽度。单击预览窗口以设置由垂直线表示的分栏符。双击分栏符可将其删除或通过拖动来移动它。
步骤 3(共 3 步)
0 X3 W( Z! z( v5 S6 L" u单击“高级”按钮以指定文本文件中所使用的小数分隔符和千位分隔符的类型。在将数据导入到 Excel 中时，分隔符将与“区域设置”(Windows“控制面板”)中所指定的您所在国家/地区的分隔符相匹配。
列数据格式 单击在“数据预览”部分选定的列的数据格式。如果不想导入选定的列，则单击“不导入此列(跳过)”。
' i4 g8 Z  U- D( Y' N选择选定列的数据格式后，“数据预览”下的列标题将显示该格式。如果选择“日期”，请在“日期”框中选择日期格式。
+ ^! ^* k& V( g  `选择与预览数据最接近的数据格式，这样 Excel 便可以准确地转换导入数据。例如：
$ n% I4 K5 Q; H, }1 v7 t1 T·要将所有货币数字字符列转换为 Excel 货币格式，请选择“常规”。 ·要将所有数字字符列转换为 Excel 文本格式，请选择“文本”。 ·要将所有日期字符列(每个日期按年、月、日的顺序排列)转换为 Excel 日期格式，请选择“日期”，然后选择“日期”框中的“YMD”日期类型。
如果转换可能产生某些意外结果，Excel 将以常规格式导入列。例如：
; a. h" d- Y) b5 X1 Z& I0 W·如果列中包含混合格式(如字母和数字字符)，Excel 会将列转换为常规格式。 ·如果在日期列中，每个日期都是以年、月、日的顺序排列，同时选择“日期”以及“MDY”日期类型，则 Excel 便会将列转换为常规格式。包含日期字。