2011年职称计算机考试Excel2003辅导资料18

会计考友

Excel的数据分析—排位与百分比
- b; `# F, t; C. S 某班级期中考试进行后，按照要求仅公布成绩，但学生及家长要求知道排名。故欲公布成绩排名，学生可以通过成绩查询到自己的排名，并同时得到该成绩位于班级百分比排名（即该同学是排名位于前“X%”的学生）。
* O) _+ d! `. y3 `7 m排序操作是Excel的基本操作，Excel“数据分析”中的“排位与百分比排位”可以使这个工作简化，直接输出报表。
9 j# ~1 u( k9 P! [/ n7 x4 \) v注：本功能需要使用Excel扩展功能，如果您的Excel尚未安装数据分析，请依次选择“工具”-“加载宏”，在安装光盘中加载“分析数据库”。加载成功后，可以在“工具”下拉菜单中看到“数据分析”选项。
5 ~& q" _; ]9 K- t操作步骤
2 T3 V( p0 S0 c  `1. 打开原始数据表格，制作本实例的原始数据无特殊要求，只要满足行或列中为同一属性数值即可。
' W$ K; M9 l7 F! ~$ j3 h2. 选择“工具”-“数据分析”-“描述统计”后，出现属性设置框，依次选择；
4 K" W7 c0 Z# G3 q4 a输入区域：选择数据区域，如果有数据标志，注意同时勾选下方“标志位于第一行”；
5 b1 I7 v( s, ^) E- @# g9 X分组方式：指示输入区域中的数据是按行还是按列考虑，请根据原数据格式选择；
输出区域可以选择本表、新工作表组或是新工作簿。
3 b8 f; l5 n7 E3.点击“确定”即可看到生成的报表。
可以看到，此时生成一个四列的新表格，其中“点”是指排序后原数据的序数，在本实例中对应与学号，这也是很实用的一个序列：“成绩”即为排序后的数据系列：“排位”采取重复数据占用同一位置的统计方法：“百分比”是按照降序排列的，为了得到真正的“百分比排位”，还需要稍微作一下调整。
' {) ?: q3 z/ t3 Q, c4.在“百分比”列的下一列输入“百分排名”，在第一个单元格中输入公式“=1-G3（对应于‘百分排名’）”，回车。选中该单元格，向下拖动直至填充完毕。这样就达到了显示百分比排名的目的。
1 Z6 F. w2 Q; c Excel2003为考勤表更新换代
) H7 Q6 R0 G( V5 i8 N也许您曾想过用Excel编几个函数来解决，但繁琐的计算公式可能让您放弃了这个念头，其实Excel 2003的模板里就有一个建好的考勤表，您只要花上五分钟做一下简单的设置就好了。
4 f7 K' V# x% [# t# T2 D一、激活考勤表模板
之所以在这里叫激活，是因为它在默认时没有安装的，所以，您最好先把office 2003安装光盘准备好，然后，点击“新建”菜单“新建工作簿→本机上的模板→电子方案表格→考勤记录”，当它提示您插入光盘时按照屏幕提示做就行了。稍后，就会看到一个漂亮的考勤表界面。
1 U) B2 i- S5 s, ^5 B二、更改默认设置
+ q4 O* I  E6 \$ a; C. Y9 Q, v- n既然是电子考勤簿，那么有三点是最为重要的，一是自动统计，二是外人不能随意修改，三是输入的数据不能出错，比如把病假输成-1，恐怕谁也搞不懂是什么意思，接下来我们就来说说这三点。
0 d% k* v* u% _! y. v1、 解锁考勤表
新考勤表默认是加锁状态，除了输入数据外，我们将无法对其作任何操作，因此，首先要点击“工具”菜单→“保护→撤销工作表保护”来对其解锁。
$ e- |( _6 V1 `$ ?; Y7 v2、 修改允许数据
4 \6 C: h! A6 s0 `, U% O4 g2 `我们要求用数字1来代表该员工当天因故休假，用空值代表当天未休假。所以，要设置每个单元格只能接受数字1或空，除了这两个值以外的其它字符将提示输入错误。
用鼠标拖选1月1日至12月31日所有单元格，点击“数据”菜单→“有效性”，在弹出的如图2对话框中将软件默认的最大值“8”改为“1”，然后，将“出错警告”标签里的“错误信息”也改成要求的内容。
3、 重新加锁
3 }' j: D2 N3 }: u2 s重新加锁的目的在于方便我们的日常使用以及保护公式的安全，由于表格中需要设置的单元格均已预设好，这里只需点击“工具”菜单→“保护→保护工作表”即可完成表格的加锁工作。
5 Q  R  [1 V5 @2 P+ J6 ?# E小提示：加锁后的考勤表首次打开后会自动停在“单位”一格中，这时，用Tab键会自动在需要输入的单元格内跳转，方便进行操作。