2011年职称计算机考试Excel2003辅导资料23

会计考友

Excel表格特殊字符输入技巧
一个一直都用电子表格来处理数据的同学告诉我，以后不想再用Excel了。追问缘由，原来他是被一些特殊类型的字符和数据的录入给拦住了。可能你也遇到过类似的情况，但其实Excel的录入也没你想象的那么难，你只要跟着下面的说明做一次，保准让你的顾虑烟消云散。
1 Y( X2 J% }" ^3 {: X. c: l4 |& A一、日期的输入
0 ]/ w! L. d3 v. L如果你需要对表格中的某一列限定为日期类型，让这一列表格都显示同一程式的日期，我们就可以先用鼠标选中此列，再点击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”窗口。点击“设置”标签，在“有效性条件”栏中点击“允许”下拉按钮，选择其中的“日期”，于是出现日期条件，你只要根据自己的需要确定起止日期即可，如果你在以后的录入中出现不属于此范围的日期，系统就会给出提示。
6 Q# ~$ Q1 W0 z# X! ?日期限定了，那如果你需要统一这一列的日期录入格式，又该怎么做呢?同样选中该列，点鼠标右键，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在打开的“单元格格式”窗口中选择“数字”标签页中的“分类”栏里的“日期”，然后在右边的“类型”框中选择你需要的显示类型后“确定”即可。格式统一了，版面自然也更整齐了。wｗw.ExamＷ.CoM
友情派送：告诉你一个高效录入日期的小诀窍，如果你以“02-3-15”(即：年-月-日，或者以“年/月/日”的形式录入也可)这样的格式录入日期，系统都能将其转化为你所规定的统一格式哦(如：二○○二年三月二日十五日)，又为你节省不少时间喽。而且你也可用同样的方法设置时间及货币的输入格式。
3 X9 E. m0 U+ b# g二、邮编的输入
在Excel的常规状态下输入邮编，如果遇到以“0”开头的邮编，系统就会将“0”去掉，只显示剩下的5位。如果采用“数值”状态输入邮编，系统会自动在末尾加上两个小数位。其实，Excel中支持邮编的输入，你只要在需要录入邮编的单元格中点击右键，同样打开“单元格格式”窗口，在“分类”框中选择“特殊”，即可在右边的“类型”框中选择“邮政编码”了。
0 j% H. C& I( v5 X0 C% F三、小数的输入
虽然我们可以手动输入小数，但如果需要输入的数据量大，而且它们都有某些规律时，利用一些设定则可提高输入效率。
3 P- x$ U3 H! E: H( {: z1. 如果你所要输入的数值是纯小数(也就是小于1的数)，可选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，在“编辑”标签页中选择“自动设置小数点”复选框，并在“位数”列表框中输入或选择要显示在小数点右面的位数即可。设定以后，你只要直接输入小数的数值(如：123)后回车，输入框中就会显示相应的小数(0.123)。如果你输入了超过设定位数的小数后，系统会根据“四舍五入”的原则按规定位数进行处理。
1 r8 e! L; H& ^8 _8 D2. 当你需要输入大量大于1且带有固定小数位的数字时，同样在“位数”列表框中输入或选择要显示在小数点右面的位数即可。只是在输入时，也只需按照从左至的顺序依序输入每一位数，且末尾加“0”即可。如需输入3214.56，则设小数位为“2”，然后在输入框中输入：3214560，单元格中即会显示3214.56。此处的“0”是用于系统最后进行四舍五入处理的。如果你要输入的数它们的小数位数不统一，最好在输入时加上小数点，以免出错。
. s! \& q( f& I' g3. 如果你所输入的是数值较大的整数，而且这一列(或一行)数值最后都带有相同个数的零。也可以通过设置小数位来实现高效录入。设置方法是：在“位数”列表中指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入某一数后自动添加5个零，就在“位数”微调框中输入“-5”。(如将小数为设为“-5”后，只需输入“123”后回车，单元格中显示的数据即为：12300000。)
! L/ H2 ^% K; t5 c5 w+ S友情派送：当然，在完成输入带有小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”复选框的选定，以免影响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入数据时自带小数点。
" U3 n/ `2 O( u; i四、分数的输入
5 }( w1 W( n& F4 v, d; G一般来讲，分数是以“1/3”这样的形式来表示。但因在Excel中，日期的输入方法是用“/”来区分年、月、日的，比如在单元格中输入“1/3”，则回车后则显示“1月3日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入小于1的分数时，要在分数前输入“0”(零)以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入“1/3”时，则应该输入“0 1/3”。同理也可输入大于1的分数，比如在单元格中输入“3 1/5”，则在单元格中显示“3 1/5”。