探秘Office2010系列：“编辑版本”

会计考友

　　引言：如果说“自动保存未保存文档”是专为解决文档整体安全研发，那么“编辑版本”则是针对编辑中的失误设计。
　　文档编辑是很多朋友每天要做的工作，不过编辑过程中常常会出现一些失误，比如错将某段文字删除或被其他文字覆盖等等。一般来说对于这种情况，我们只要按下Ctrl+Z依次恢复即可，不过有时候Ctrl+Z也不是万能的。比如当编辑数已经超过Ctrl+Z记录极限，或者两次编辑间出现了太多中间修订时，都不太适宜使用Ctrl+Z。
　　一、 “编辑版本”初体验
9 y2 U8 A+ I# H$ t8 v　　我们知道，Office软件中一直包含着一个自动保存功能。即每隔一段时间，对文档的最新状态进行保存。在这个机制的作用下，每次所做的修改都会包含在不同时段的自动记录中。而在Office 2010中，这些自动保存记录并不会被软件自动删除，而是以列表形式直接显示到“文件”→“信息”菜单中。
　　值得一提的是，Office 2010的自动保存相当智能，只会留下一些有改动的记录。比如当一段时间中用户没有任何更改，那么即使到达保存时限，Office 2010也不会生成“自动保存”，这样就保证了每条记录都或多或少地代表了一组修改操作。
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图1 位于“文件”菜单的“编辑版本”
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7 Z3 ^7 N: `0 B) |3 t' i+ J4 D　　二、 如何使用“编辑版本”
2 ?4 [' g. Y. R( Z) X　　说了这么半天，到底这“编辑版本”怎么用么？其实很简单，比如当我们发现编辑早期有一处文字被误删后，便可以进入“版本”菜单，点击对应的时间版本（这里假定是17:26那份）。这时Office 2010将提供给我们两个选择，分别是“比较”和“还原”。
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7 }! V& O. ~2 n1 A　　图2 有“比较”、“还原”两种选择
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6 }1 C& ?" a0 m　　三、 “比较”与“还原”
' g. B5 j1 f* r　　“还原”的概念比较好懂，就是直接通过该版本覆盖当前文档，基本上可以将它理解为一个快捷式的Ctrl+Z。
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4 k. x! L" @& G9 D3 R图3 “还原”对话框
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　　而如果两个版本间存在太多修订，且部分修订需还原、部分修订需保留时，就应该选择“比较”模式。在这个模式下，Office 2010会自动打开一个比较页面。其中“中间部分”是供用户确认的最终样式，而“右上角”和“右下角”则分别对应着不同时期的两个版本。至于我们所要做的，便是对比版本间的异同，通过“审阅栏”上的“接受”或“拒绝”完成修改，最终还原出一份正确的文稿。

/ L: v7 B( E: a图4 选择“比较”时的页面
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0 d) g% n8 E; i　　四、 写在最后
　　可以看到这项功能的关键，还是体现在Office的自动备份上。自动备份越频繁，可供用户选择的灵活度就高，当然也更不易管理。因此大家可以根据具体情况，自行在“文件”→“选项”→“保存”标签下进行修改。