商务英语初级考试：精讲系列十三

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Business Correspondence(2) 商务信函(2)
通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。
写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:
, C& C. \; ^* ~) N3 K1. CLEAR 　　　 　清楚易懂
2. COMPLETE 　 　内容完整
3. CONCISE 　　 　简洁、扼要
4. COURTEOUS 　 用词礼貌
- ]& v3 ]; z6 q4 d! b5 W5. CORRECT　　 语言正确
" I" u/ `/ \9 C8 Y9 _+ X+ U本课的重点词汇和句型。
quotation 　　　n. 报价
6 T9 O  f7 w+ _* Uabove-mentioned 　adj. 上述的，信中已提到的
attach 　　　　vt.附上、加上(条件等)
2 x7 k9 j" K/ T1 L( Renclose 　　　vt.把……(随函)附寄
inconvenience 　n. 不便
1 x$ ?6 E; n$ G* W0 dforgive 　　　　vt. 原谅

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With reference to______ 　　关于</p>I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。
商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：
HERITAGE FINANCE LIMITED
--------------------------------------------------------------------------------
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
/ o. i/ H: @, M. J29 January 199-
Mr. R James
- S* B  Q) y% R4 W, U9 k; OT F Consultancy
! }  b4 M$ l, N7 x  ~. G29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
5 {5 y. i" M5 D1 HReference: Financial Consultancy Contract
1 P9 n2 R* m& [* T; f9 {5 UDear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely Signature J Fish
Corporate Finance Manager
仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：
0 M' ]' c# D& J! b8 B: Z9 Q关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。
因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。
商务信函的主题有好几种表达方式，
你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：
; q, G' y% v; d0 `3 A; jSubject: ____; Re:___ 或者Reference:____

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也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ (关于) 例如，我们可以用下面这句话来引出正文：</p>With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … 　　(关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……)
1 d0 F3 [0 ^; ~" ~! H6 d现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.
(如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。)
" G7 X5 ]% c+ ^( s$ ?3 a% Y$ F值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：
I would be grateful if you could… (如果您能……，我将不胜感激。)
9 E8 A& _% |- Z" @- K; e) K: V这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。
. [; S5 g8 r% d1 ?% o' g$ h2 xFish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。
) o0 W7 O" N7 |9 m/ i"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"
9 O# p1 \- J2 [" N正确的英文翻译是：
' @! c- v8 U2 t4 N8 Y" jThe above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.
在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：
Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)
- ]* f( b& R# o  V5 o* J其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如：
$ m6 f. k1 q( G: iPlease find enclosed samples.(请查收附上的样品。)
4 }% }$ w! t! q4 G5 l$ {" x现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如：

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I am writing to inform you that/apply for / request…etc.</p>(我写信是要告诉/申请/请求……等等。)
- V. m2 o4 [) ^" X( E( q而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：
Thank you for your letter of 1 July.
; B2 b9 V- i  \2 r, ?9 ?& m. M感谢贵方7月1日的来信。
当然,你还可以点明具体的事由：
Thank you for your application for credit at Barrow's.
1 `: G/ ]5 X  E- T(感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)
) d  l8 {. N0 |4 K- t5 e2 y如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说：
We are sorry for any inconvenience we caused you.
/ c& V( A4 T7 a: C(我们对给您带来的任何不便深表歉意。)
2 m0 m0 s; d! i4 }! Z; l道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：
9 P! ]; z% r( R1 n- y; h. Y6 CI hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.
(希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)